1.Cài đặt Voicemail Pro
Lưu ý: để Voicemail Server có thể hoạt động được thì cần phải cài đặt phần mềm vociemailPro trước khi cài dặt phần mềm tổng đài điện thoại Avaya.
Trước tiên giải nén gói cài đặt VoiceMailPro ra sau đó tìm đến file “setup” tiến hành cài đặt với quyền administrator.
Chọn “i accept…” -> bấm nút “next”.
Phần này nhập Username đúng theo tên Username trên máy tính, Company Name thì nhập tên của công ty -> chọn vào “Anyone who users this computer” -> bấm nút “Next”.
Chỗ này để mặc định rồi bấm nút “Next”.
Chọn “Voicemail Pro (Full)” -> bấm nút “Next”.
Chọn “Custom” -> bấm nút “Next”.
Để mặc định bấm “Next”.
Bấm vào nút “Browse…” để chọn tài khoản đã nhập giống bước phía trước, phần mật khẩu thì cũng nhập đúng theo mặt khẩu của tài khoản trên máy tính -> sau đó bấm nút “Next”.
Để mặc định rồi bấm “Next”.
Tiếp tục bấm “Next”.
Sau khi quá trình cài đặt thành công bấm nút “Finish” để hoàn thành.
Phần này để trống rồi bấm nút “Next”.
Bấm nút “Finish” để hoàn tất.
Bấm nút “Yes” để khởi động dịch vụ.
Vào ô tìm kiếm nhập “Services”.
Tìm đến dòng “Voicemail Pro Service” xem trạng thái có đang “Running” hay không, nếu có nghĩa là cài đặt đã thành công, dịch vụ đã được khởi chạy.
Bây giờ vào ô tìm kiếm nhập “Voice…” -> mở “Voicemail Pro Client”
Chọn vào địa chỉ ip của máy đã cài đặt voicemail rồi bấm nút “ok”.
2.Khôi phục cấu hình từ file cài đặt có sẵn
Truy cập vào phần “file” -> chọn “import or export”.
Chọn “import Data” bấm “Next”.
Bấm vào nút 3 chấm chọn file backup đuôi mdb sau đó bấm nút “Next”.
Bấm nút “Finish” để hoàn tất.
Bấm nút “Close” để đóng pop-up.
Sau khi restore xong bấm vào chữ AA ở phần Modules sẽ nhìn thấy các thành phần trả lời tổng đài tự động đã được cấu hình sẵn, bây giờ chỉ cần thay thế chỉnh sửa một số cài đặt theo nhu cầu của công ty.
3.Cập nhật lại số điện thoại điều hướng khi có cuộc gọi từ ngoài vào
Lời chào tổng đài này được chia ra làm 3 ngôn ngữ tiếng Việt, Trung, Anh. Khi có người ở ngoài gọi vào thì sẽ có 2 cách thức.
Thứ nhất là bấm số nội bộ.
Thứ hai là bấm phím 9 để gặp trực tiếp lễ tân.
Như vậy bây giờ cần cập nhật lại số nội bộ của lễ tân vào 3 cài đặt điều hướng của 3 ngôn ngữ Việt, Trung, Anh.
Bây giờ nhấn đúp vào phần cấu hình VN -> chọn tab “Specflic” nhập số nội bộ của lễ tân -> bấm nút “ok” để hoàn thành.
Thiết lập tương tự như vậy với cấu hình CN và EN
4.Thiết lập thời gian cho lời chào tổng đài
Thời gian cho lời chào tổng đài được thiết lập dựa theo khung thời gian hoạt động của công ty.
Vào phần “Condition Editor” -> bấm đúp vào phần “Week Planner”.
Chỉnh sửa thời gian tại Week Planner sau đó bấm nút “ok” để hoàn thành.
5.Tạo file lời chào tổng đài tự động
Trước tiên hãy soạn lời chào tổng đài vào file word.
Truy cập vào trang: https://www.narakeet.com/app/text-to-audio/
Tuy nhiên trang Narakeet này có giới hạn số lần sử dụng miễn phí.
Bây giờ dán đoạn text đã soạn vào ô Script, chọn ngôn ngữ, chọn giọng nói, định dạng chọn là mp3 -> bấm nút “Create audio” để bắt đầu tạo file đọc tự động.
Sau khi đã tải file đuôi mp3 xong thì tiếp theo truy cập trang https://convertio.co/vn/mp3-wav/
Tiến hành upload file mp3 lên chọn định dạng chuyển đổi là “WAV” -> bấm vào nút “Chuyển đổi”, sau đó tải file về.
Sau đó đặt tên file thay thế các file trong thư mục Uni-voice để hệ thống nhận.
Đường dẫn đặt thư mục Univoice là C:\Program Files (x86)\Avaya\IP Office\Voicemail Pro\VM\WAVS\Uni-voice\VN
6.Kết nối Voicemail với tổng đài avaya
Bây giờ mở phần mềm tổng đài Avaya lên -> mở tab “voicemail” -> nhập địa chỉ IP của máy tính đã cài đặt Voicemail.
Bây giờ mở Voicemail Pro lên kiểm tra nếu kết nối thành công sẽ nhìn thấy địa chỉ IP từ Avaya đã trỏ sang Voicemail.
